Konsac Group Informa: Aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante

Una de las competencias más demandadas por las empresas a la hora de seleccionar un profesional, es la Organización y Planificación. Hoy nos hacemos eco de algunos consejos que publica Expansión para lograr optimizar nuestro tiempo y así ser más productivos y felices:

Aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que estás haciendo, te hacen perder el hilo y para más inri, muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalices la tarea rápidamente, pero de forma mediocre. La clave está en la planificación.

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: “Un imprevisto no te ayuda a alcanzar tus objetivos”.

En cualquier caso, existe una serie de pautas que te ayudaría a organizar mejor tu tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establece tus prioridades: En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique González y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar tus prioridades. Éstas “te ayudan a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer”. Hazte preguntas simples y directas, y escribe las respuestas.

Encuentra tu motivación: En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosímil. “Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza”. Y al contrario, “la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad”, expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierdes de vista por qué estás ahí.

Márcate un plan de acción: No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores “establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando superes cada uno de ellos”. Hacer paradas en el camino te servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si eres constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades crearás un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irás alcanzando tus objetivos, y esto te motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándote.

Planifica tu día a día: Una vez que tengas tus prioridades, tu motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactarías un listado de tareas, pero es difícil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aportación a la consecución de tus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados te dan), vacías (que no te aportan nada) y falsas (te roban tiempo y energía, y te alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. “Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar”, apunta el citado libro.

Sé realista, no te cargues con más tareas de las que podrías asumir. “Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva”, aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconecta. “Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno”, señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termina las tareas: “Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas”. El libro Start: productividad para humanos establece que “una tarea terminada es una tarea menos”, mientras que “una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana”.

De todos modos, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Tómate unos segundos antes de precipitarte a dejar lo que estás haciendo para ponerte con ello.

Adelántate a los imprevistos: Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el día de mañana. “Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las capturas primero, luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)”, exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también: “Mejor dejo esto para mañana”; “ya lo haré en otro momento”; “estoy seco de ideas”. No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gamificación a ti mismo, imponiéndote una pequeña recompensa cuando termines, que sirva como estímulo.

El clima laboral cumple aquí una función muy importante. “¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable”, comentan desde Imantia.

No te atasques: No hay nada peor que el estrés para tu concentración. Imagina que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cómo reorganizar tu día y céntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluyas.

Identifica tus ‘antitareas’: Tan importante como saber qué debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodología: “Haz dos columnas. En una de ellas escribe los malos hábitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o desgastarte sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debes evitar (trabajo falso) y aquéllas que tienes que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)”.

Conócete a ti mismo: Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer tus propios biorritmos te permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que te sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que se te hagan más cuesta abajo.

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