Home » Destacados »Konsac Group »Noticias » Currently Reading:

Konsac Group Informa: Aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante

junio 10, 2014 Destacados, Konsac Group, Noticias No Comments

Una de las competencias más demandadas por las empresas a la hora de seleccionar un profesional, es la Organización y Planificación. Hoy nos hacemos eco de algunos consejos que publica Expansión para lograr optimizar nuestro tiempo y así ser más productivos y felices:

Aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante

Planificar con detalle tu agenda de trabajo puede evitarte un estrés innecesario en el momento en que surgen los –inevitables– imprevistos. Serás más productivo, y feliz.

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que estás haciendo, te hacen perder el hilo y para más inri, muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalices la tarea rápidamente, pero de forma mediocre. La clave está en la planificación.

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: “Un imprevisto no te ayuda a alcanzar tus objetivos”.

En cualquier caso, existe una serie de pautas que te ayudaría a organizar mejor tu tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establece tus prioridades: En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique González y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar tus prioridades. Éstas “te ayudan a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer”. Hazte preguntas simples y directas, y escribe las respuestas.

Encuentra tu motivación: En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosímil. “Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza”. Y al contrario, “la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad”, expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierdes de vista por qué estás ahí.

Márcate un plan de acción: No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores “establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando superes cada uno de ellos”. Hacer paradas en el camino te servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si eres constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades crearás un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irás alcanzando tus objetivos, y esto te motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándote.

Planifica tu día a día: Una vez que tengas tus prioridades, tu motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactarías un listado de tareas, pero es difícil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aportación a la consecución de tus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados te dan), vacías (que no te aportan nada) y falsas (te roban tiempo y energía, y te alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. “Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar”, apunta el citado libro.

Sé realista, no te cargues con más tareas de las que podrías asumir. “Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva”, aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconecta. “Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno”, señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termina las tareas: “Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas”. El libro Start: productividad para humanos establece que “una tarea terminada es una tarea menos”, mientras que “una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana”.

De todos modos, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Tómate unos segundos antes de precipitarte a dejar lo que estás haciendo para ponerte con ello.

Adelántate a los imprevistos: Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el día de mañana. “Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las capturas primero, luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)”, exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también: “Mejor dejo esto para mañana”; “ya lo haré en otro momento”; “estoy seco de ideas”. No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gamificación a ti mismo, imponiéndote una pequeña recompensa cuando termines, que sirva como estímulo.

El clima laboral cumple aquí una función muy importante. “¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable”, comentan desde Imantia.

No te atasques: No hay nada peor que el estrés para tu concentración. Imagina que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cómo reorganizar tu día y céntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluyas.

Identifica tus ‘antitareas’: Tan importante como saber qué debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodología: “Haz dos columnas. En una de ellas escribe los malos hábitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o desgastarte sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debes evitar (trabajo falso) y aquéllas que tienes que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)”.

Conócete a ti mismo: Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer tus propios biorritmos te permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que te sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que se te hagan más cuesta abajo.

Para leer la noticia completa pincha aquí

Comment on this Article:







Suscripción por Email

Escribe tu correo electrónico:

Delivered by FeedBurner

Destacados

Konsac Group informa: Sesiones Programa Continuidad de IESE para el mes de enero de 2021

11 ene 2021

IESE, Escuela de Negocios de la que KONSAC Group es empresa patrono, sigue ofreciendo sus eventos en formato online en este mes de enero. Estas son las sesiones: 11 de enero, El papel del consejo de administración en la transformación digital. Ponentes: Fuencisla Clemares, Alberto Rodríguez-Fraile y Carlos Arbesú 14 …

Konsac Group opina: La inspiración está en la lectura de los buenos libros

4 ene 2021

Tengo un buen amigo, editor de libros, persona inteligente y valiente, que me ha reafirmado en mi idea de que la sabiduría está en los libros. Él sostiene, desde su esencia de hombre culto, que en gran medida somos los libros que leemos. No cabe duda de que tiene razón. …

Konsac Group informa: Diversidad e inclusión como objetivo de negocio

21 dic 2020

Nos hacemos eco en nuestra entrada de hoy de un articulo aparecido en Cinco Días, que pone en valor las medidas adaptadas por BBVA en favor de su plantilla en sus Diversity Days: Diversidad e inclusión como objetivo de negocio Para una empresa, la diversidad representa una ventaja competitiva que reporta …

Konsac Group informa: Las 4 claves para un liderazgo auténtico

14 dic 2020

Hoy os compartimos un artículo publicado en Entrepreneur.com: Las 4 claves para un liderazgo auténtico Se trata de habilidades blandas que, de no tenerlas, se pueden entrenar y potenciar para impactar mejor a través de la forma de inspirar y motivar a los equipos: Auto conciencia. Transparencia relacional. Procesamiento balanceado. …

Konsac Group Opina: Digitalización como parte de la transformación a la que hay que orientar a todas las organizaciones.

23 nov 2020

Uno de los mayores retos que las empresas están afrontando – y deberán seguir afrontando en los próximos años- es la digitalización, como parte de la transformación a la que hay que orientar a todas las organizaciones. Este proceso, en el fondo, es un proceso de transformación que pivota sobre …

Konsac Group informa: ¿Sabías que a partir de 14 de abril de 2022 todas las empresas de 50 trabajadores/as deberán tener un Plan de Igualdad implantado?

16 nov 2020

Te detallamos aspectos clave: Primera novedad: Se modifica la obligatoriedad de tener un Plan de Igualdad a partir de 50 trabajadores/as. Tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 06/2019 de 01 de marzo, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, …

Konsac Group informa: Konsac y SMARTFORCE se alían para crear SF PEOPLE

27 oct 2020

Konsac y SMARTFORCE se alían para crear SF PEOPLE, la plataforma digital que permite alinear las capacidades y expectativas de las personas con los objetivos de su compañía. Esta alianza combina la experiencia de más de 30 años de Konsac en el ámbito de la gestión de personas sumada a …

Konsac Group informa: Cómo realizar una autoevaluación con éxito

19 oct 2020

Hoy nos hacemos eco de una noticia interesante publicada en CEPYME News: Cómo realizar una autoevaluación con éxito Realizar una autoevaluación es una oportunidad para demostrar tu comprensión de los objetivos de la organización Autoevaluación Ha llegado esa época del año en la que se te pide que lleves a …

Konsac Group informa: Sesiones Programa Continuidad de IESE para el mes de octubre de 2020

5 oct 2020

IESE, Escuela de Negocios de la que KONSAC Group es empresa patrono, sigue ofreciendo sus eventos en formato online en este mes de octubre. Estas son las sesiones: 6 de octubre, El plan “Next Generation EU” y las oportunidades para la empresa española (Building Forward). Ponentes: Núria Mas, Raül Blanco, …

Konsac Group informa: 10 consejos para mejorar tu fuerza de trabajo remota

28 sep 2020

Hoy nos hacemos eco de una noticia interesante publicada en CEPYME News: 10 consejos para mejorar tu fuerza de trabajo remota A medida que el mundo comienza a recuperarse del COVID-19, muchas compañías planean continuar trabajando de forma remota. Ya sea que tu equipo sea remoto, presencial o una combinación …